Group S: Van kennis in hoofden naar gedocumenteerde procesinzichten
Group S is een Belgisch sociaal secretariaat dat bedrijven ondersteunt in hun sociaal-juridische verplichtingen, van loonadministratie tot fiscale rapportering. Om hun IT-processen beter te structureren en kennis duurzaam vast te leggen, werd een grondige business analyse uitgevoerd en vertaald naar duidelijke BPMN-procesdocumentatie. Dit was ook meteen de stap naar een toekomstige automatisering.
Wat was de uitdaging?
De organisatie kampte met een versnipperd IT-landschap: legacy systemen, veel opgebouwde kennis bij individuele medewerkers en een ontbreken van een centrale en gestructureerde documentatie. Er was geen helder overzicht van bestaande processen en hun onderlinge afhankelijkheden, wat analyse, optimalisatie en samenwerking bemoeilijkte.
Wat was de oplossing?
We implementeerden een gestructureerde aanpak om IT-processen te documenteren, optimaliseren en klaar te maken voor automatisering:
- Procesprioritering op basis van impact: samen met het interne team bepaalden we welke processen eerst moesten worden aangepakt.
- Stapsgewijze uitwerking in BPMN: elke prioritaire flow werd visueel en eenduidig gemodelleerd volgens BPMN-notatie, met focus op consistentie en helderheid.
- Centrale documentatie via SharePoint: alle modellen werden gebundeld in een gestructureerde omgeving, toegankelijk voor alle betrokken teams.
- Sterkere samenwerking tussen business en IT: de BPMN-diagrammen fungeerden als gedeelde taal voor analyse en afstemming.
- Voorbereiding op automatisering: de modellen vormen een robuuste basis voor toekomstige optimalisaties en digitale transformatie.
De hoge interne betrokkenheid en validatie door eindgebruikers waren cruciaal om beslissingen te ondersteunen en stakeholders te overtuigen.
De resultaten
Onze aanpak gaf Group S de tools en structuur om hun IT-processen helder in kaart te brengen, kennis duurzaam vast te leggen en samenwerking tussen teams te versterken.
- Gedocumenteerde BPMN-processen op basis van prioriteit
- Visuele flows die de brug slaan tussen IT en business
- Expliciete vastlegging van interne kennisoverdracht en trainingmomenten
- Stroomlijning van de overdracht naar nieuwe teamverantwoordelijken
- Opgezette SharePoint-omgeving als centrale hub
- Startpunt voor bredere digitalisering en automatisering van processen
Andere cases
We hielpen Statistiek Vlaanderen strategische en zakelijke inzichten te verwerven bij de ontwikkeling van een data community gebruikersplatform.
Toerisme Vlaanderen schakelde ons in om het digitale platform en hun dienstverlening rond ‘Iedereen Verdient Vakantie’ te vernieuwen. Ontdek hoe we innovatieve oplossingen implementeerden om hun ambities waar te maken.
We hielpen Fednot hun statische vastgoedbarometer te vernieuwen tot een interactieve en digitale tool. Deze transformatie maakte vastgoeddata toegankelijker voor zowel consumenten als professionals.
We hielpen samen met Cronos partij Contribute de afdeling medische genetica van UZA bij het vernieuwen van hun verouderde module voor het beheren van medische genetica data, met behoud van alle functionaliteiten.
We ontwikkelde voor Acerta een strategische visie om hun digitale kanalen te stroomlijnen en een naadloze klantenervaring te bieden. Lees hoe deze transformatie tot stand kwam.
We ontdekten samen met Stad Antwerpen wat de wensen en noden waren voor hun nieuw medewerkersportaal. Een zoektocht naar een veilig, toegankelijk en toekomstbestendig medewerkers platform op basis van Microsoft technologie.